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Toute personne qui entreprend une activité commerciale ou toute autre activité susceptible d’entraîner des obligations fiscales doit se faire enregistrer auprès de l‘Administration fiscale dans les sept (7) jours du début de l‘activité commerciale.   

Une société commerciale peut appartenir à un individu ou à un groupe de personnes, l'inscription se fait à l’Office pour la Promotion du Développement au Rwanda (RDB) via des services en ligne. Ce service est immédiat et gratuit. Après l'enregistrement de la société, le certificat est délivré par RDB. Aussi pour les entreprises individuelles, l'enregistrement se fait au RDB via des services en ligne. Ce service est immédiat et gratuit.

Toute entreprise commerciale qui a entrepris une activité taxable dans l‘exercice fiscal précédent dépassant vingt millions de francs rwandais (20.000.000Frw) ou cinq millions de francs rwandais (5.000.000 Frw) dans le trimestre précédent est tenue de remplir une demande d’enregistrement à la TVA auprès de l’Administration Fiscale dans les sept (7) jours de la fin de l’exercice ou du trimestre susmentionné. Les entreprises qui ne remplissent pas les conditions ci-dessus peuvent s'inscrire volontairement à la TVA.

De ce qui précède, toute entreprise enregistré est légalement tenue  d'acquérir un systeme de facturation electronique avec effet immédiat car l'émission d’une  facture autre que la facture électronique ou la non émission de celle ci  entraîne des pénalités.

Toute modification relative au contribuable ou à ses activités doit être signalée dans le délai de sept (7) jours à l’Administration fiscale, à compter du jour de la modification. 

Par exemple; si la propriété de l'entreprise est transférée de M. A à B ou s’il ya changement d’activités commerciales, la non déclarations de ce transfert ou changement constitue une contravention à la loi et entraîne des sanctions.

Le Commissaire Général fixe les modalités d’enregistrement et de radiation des contribuables qui ne mènent plus les activités commerciales.

 Droits d'une entreprise enregistrée:

·Base  de demande d’attestation de non créance en vue de  participer à des activités d’amélioration des revenus tel que les soumissions aux marchés publics, l'obtention d'un crédit

·Base de demande de Quitus Fiscal

·Base d'interaction avec l'administration fiscale, le fait de  bénéficier de formations en matière fiscale

·Base de transfert de propriété pour les biens mobiliers

 Obligations d'une entreprise enregistrée:

a)  Impôts centralisés:

·Doit produire des déclarations de revenus tel que l'Impôt sur le revenu de la personne physique (PIT), l'impôt sur les bénéfices des sociétés (CIP), la TVA (pour ceux qui sont inscrits à la TVA), PAYE (pour les personnes éligibles), le droit d’accise (pour les personnes éligibles), la retenue à la source de 3% et 15% pour ceux qui sont éligibles. 

·Chaque taxe déclarée doit être payée immédiatement conformément à la loi.

b)Impôts décentralisés:

·Doit déclarer  ces impôts et taxes: droit de patente, impôt  sur les biens immobiliers, impôt sur le revenu de location et les taxes de nettoyage.

Montant fixe des amendes

Un contribuable ou toute personne est passible d'une amende s'il ne parvient pas à:
1° faire sa déclaration fiscale à temps;
2° faire une déclaration de retenue à temps;
3° retenir l’impôt ȧ la source;
4° faire valoir les preuves requises par l’Administration fiscale;
5° coopérer pendant un audit fiscal;
6° communiquer en temps voulu la capacité ou la nomination qui lui a été donnée conformément à l'article 7 alinéa 2;
7° se faire enregistrer tel que décrit ȧ l’article 10;
8° se conformer aux articles 12, 13 et 15 de la présente loi; ou
9° payer à temps l'avance d'impôt sur les bénéfices.

Les amendes liées aux violations des dispositions de l’alinéa premier de cet article sont fixées comme suit:

1° Cent mille (100.000) francs rwandais si le chiffre d’affaires annuel du contribuable est égal ou inférieur à vingt millions (20.000.000) RWF; ou

2° Trois cent mille (300.000) francs rwandais si le chiffre d'affaires annuel du contribuable dépasse vingt millions (20.000.000) de francs rwandais; ou

3° Cinq cent mille (500.000) francs rwandais si le contribuable a été informé par l'administration fiscale qu'il appartient à la catégorie des grands contribuables.

Si la même infraction est commise deux fois dans cinq (5) ans, l'amende est le double de l'amende initiale. Si la même infraction est à nouveau commise dans ces cinq (5) ans, l'amende est de quatre fois l'amende initiale.

La radiation a lieu lorsqu’un  contribuable demande à se voir retirer ses obligations fiscales pour  différentes raisons  mais juridiquement acceptable.

La radiation a lieu lorsque pour un contribuable l'obligation de déclarer un certain impôt est retirée. 

Le non-dépôt des déclarations n'est pas une condition automatique de la radiation. RRA doit être convaincue du fait que le contribuable ne fonctionne pas du tout ou fonctionne au niveau requis pour continuer à être inscrit pour un type d’impôt donné.

La radiation est décidée impôt par impôt. Par exemple, un contribuable pourrait rester inscrit à PAYE tout en étant radié à la TVA.

La radiation  prend effet à partir du moment où RRA est convaincu que le contribuable ne fonctionne pas, au moment de la demande de radiation, à un niveau qui le rend redevable d'un impôt particulier. La radiation ne devient effective que lorsque le contribuable reçoit une lettre de radiation confirmant qu'il  est radié pour un type d'impôt spécifique comme mentionné ci-dessus.

Conditions de radiation:

  • ·Un contribuable doit être à jour en ce qui concerne  le dépôt des déclarations de revenus, les comptes fiscaux  doivent être propres ou avoir le solde nul.
  • ·Une entreprise pour laquelle la radiation est demandée doit être non opérationnelle
  • ·Doit remplir et soumettre un formulaire de radiation à toute branche de RRA.
  • Notez ce qui suit:
  • ·Le non-dépôt des déclarations n'est pas une condition automatique de radiation  
  • ·Une demande de radiation ne signifie pas que votre entreprise a été radiée  
  • ·Une entreprise n’est strictement considérée comme radiée que par une confirmation écrite de la part de RRA  
  • ·Les entreprises qui demandent la radiation doivent être véridiques  dans les déclarations  qu’elles font à RRA  
  • ·Si vous devez ouvrir encore  l'entreprise, vous devez en informer RRA pour  réactiver votre NIF.

Here you will find different forms to fill when you want deregistration of your TIN. Fill an appropriate form correctly, attach it to your deregistration request and hand it in.

Your request will be processed in three (3) days but you are highly encouraged to be truthful with the information you provide for us to serve you better. 

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