Processus et procédures pour le guichet unique électronique du Rwanda

Liste des abréviations 

ReSW : Guichet unique électronique du Rwanda

RRA : Office Rwandais des Recettes 

RDB : Office pour la Promotion du Développement au Rwanda 

RBS : Office Rwandais de Normalisation 

CSD : Services des Douanes 

 MoH : Ministère de la Santé 

MAGERWA : Magasins Généraux du Rwanda

TIN : Numéro d’Identification Fiscale (NIF)

TABLE DES MATIERES

LISTE DES ABREVIATIONS

2 PROCEDURE No 001 : IDENTIFICATION, AUTHENTIFICATION ET AUTORISATION

4 PROCEDURE No 002 : DEMANDE D’EXONERATION D’INVESTISSEMENT 

5 PROCEDURE No003 : VISA ET LICENCE D’IMPORTATION DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES 

7 PROCEDURE No 004 : EMISSION D’AVIS D’ARRIVEE ET MISE A JOUR DU MANIFESTE CARGO 

9 PROCEDURE No 005 : INSPECTION DE LA QUALITE 10

Procédure No 001 : Identification, authentification et d’autorisation Nom de la tâche Administration du système   Agent responsable en premier lieu : Acteurs essentiels de l’équipe technique du eSW : équipe technique du eSW et agences eSW

 Perspective

Afin d'assurer la protection, la qualité, la précision et l'intégrité des données au sein d’eSW, des mécanismes appropriés d'identification, d’authentification et d'autorisation des utilisateurs (opérateurs et utilisateurs finaux) sont nécessaires. Aux fins de traitement des données eSW, de partage des données et d'échange d'informations, il est nécessaire de déterminer pour chaque étape qui a le droit d'effectuer quel type d'opération.

Responsabilités

1. L'équipe technique et fonctionnelle d’eSW crée et teste les unités commerciales requises par chaque agence sous un seul eSW pour effectuer les opérations décrites par les procédures actuelles ;

2. 2. L'équipe technique et fonctionnelle d'eSW assure la sécurité des informations échangées et partagées dans le système, afin de permettre un juste accès des bons utilisateurs ;

3. Le responsable désigné de chaque agence sous eSW est responsable de la création, de la mise à jour des documents d'identification et d'authentification.

Fin de la procédure 

Procédure No 002 : Demande d’exonération des investissements Nom de la Tâche : Gestion des incitations aux Investissements   Agent responsable en premier lieu : Chef des Opérations Acteurs essentiels de  RDB : RDB, CSD et agences en douane      

Perspective

L'automatisation de la gestion des incitations aux investissements dans le cadre de l’eSW consiste à faire et à approuver les demandes en ligne.

Responsabilités

Création d'un nouveau secteur commercial dans eSW 

1. RDB va créer un nouveau secteur commercial soumis à un régime des exonérations d’investissement ;

2. RDB va fournir une description suffisante et des exonérations à appliquer au secteur commercial créé ;

3. L'eSW transmet automatiquement aux douanes une demande de création de règles exonérant un secteur commercial spécifique conformément à la loi ;

4. L'analyste des douanes doit fixer des règles d’imposition conformément aux instructions de RDB et conformément à la loi ;

5. Le système eSW transmet automatiquement les messages à RDB lui informant de la création d'une nouvelle règle d’imposition ;

6. Le bureau de RDB sera chargé d'ajouter et de mettre à jour la liste des sociétés et l’appartenance des produits pour créer le secteur d’investissement ;

Demande d’exonération

7. Le déclarant   en douane prépare la déclaration de douane et fait une demande de code additionnel valable fourni par le Département des Services des Douanes pour un secteur d’investissement spécifique ;

8. L'eSW génère automatiquement un formulaire d'exonération électronique lors de l'enregistrement de la déclaration et de la confirmation par l'agent en douane ;

9. L'eSW informe par SMS ou / et par courrier de la demande faite à son nom. Cela est réservé uniquement aux importateurs qui ont demandé de recevoir des SMS ou / et des e-mails d'eSW ;

Vérification et approbation de l'exonération

10. L’agent de RDB va :

a. recevoir et vérifier la demande d’exonération de l’agence en douane ;

b. Faire une vérification article par article aux fins d’approbation ou de rejet de la demande ;

c. le chef de l'exploitation ou tout autre fonctionnaire délégué autorise ou rejette l'exonération ;

11. Une fois la demande acceptée, l'eSW transmet automatiquement la demande de l’agent délégué de RRA au RDB afin de vérifier la demande ;

12. L’agent délégué de RRA au RDB doit confirmer ou rejeter la demande ;

13. Une fois que la demande est confirmée par l'agent de RRA délégué au RDB, l'eSW transmet automatiquement l'approbation d'exonération à l'agent en douane ;

 Dédouanement des marchandises.

14. L'agent en douane va récupérer l'exonération électronique dûment autorisée par RDB et RRA ;

15. Le déclarant en douane récupère la déclaration d'enregistrement, par laquelle la demande d’exonération a été faite ;

16. Lors de l'évaluation de la déclaration, le système eSW demande l’exonération des articles autorisés par RDB et RRA ;

17. Les autres procédures de paiement, de vérification et de libération de l'envoi sont déterminées par les procédures douanières normales ;

Fin de la Procédure

Procédure No 003 : Visa et licence d’Importation de produits pharmaceutiques Nom de la Tâche :  Agent du Ministère de la Santé Responsable en premier lieu: Acteurs essentiels du groupe de travail de Pharmacie: Groupe de travail de pharmacie, Département des services des douanes, Agences en douanes et Importateurs

Perspective

Le processus de réglementation de la santé dans le cadre de l'eSW consiste à octroyer des licences en ligne aux sociétés autorisées à faire le commerce des produits pharmaceutiques et des équipements liés à la pharmacie. Avant d'importer des produits pharmaceutiques et du matériel lié à la pharmacie, un visa doit être demandé et délivré en ligne par le ministère de la Santé. Lors de l'importation, une licence d'importation doit être délivrée avant que l’importateur ne soit autorisé à dédouaner les produits pharmaceutiques. Tout le processus ci-dessus doit être effectué en ligne à l'aide du système eSW.

Procédures

Octroi de licence d’exploitation

1. L'importateur ou son représentant fait une demande en ligne auprès du Ministère de la Santé pour obtenir une licence de pharmacien ;

2. Toutes les informations doivent être remplies et les documents requis doivent être joints ;

3. Le Ministère de la Santé récupère la demande et vérifie l'authenticité et l'exhaustivité des informations ;

4. Une fois la demande approuvée, le Ministère de la Santé délivre une licence d'exploitation en ligne et l'eSW conserve le NIF de la société autorisée dans le système ;

 Demande de visa

5. L'importateur autorisé à opérer remplit un formulaire de demande de visa en ligne, complète la liste et les détails des produits à importer et joint les documents requis ;

6. Le Ministère de la Santé vérifie la demande, une fois toutes les exigences remplies, la licence d'exploitation est délivrée dans l'eSW.

7. L'importateur importe les produits pour lesquels le visa a été accordé.

Importation À l'arrivée de l'envoi, l'importateur ou son représentant remplit la demande de licence d'importation en ligne ;

8. Le système eSW vérifie si le demandeur a un visa valable et valide la demande ;

9. Le système eSW envoie la demande au Ministère de la Santé ;

10. Le Ministère de la Santé vérifie la demande, une fois qu'elle remplit toutes les exigences, la licence d'importation est octroyée dans le système.

11. Toute désapprobation mettra fin au processus ci-dessus ;

12. L'agent en douane joint la licence d'importation à une déclaration en douane lors de la déclaration des produits pharmaceutiques importés ;

Fin de la Procédure

Procédure No 004 : émission d'un avis d'arrivée et mise à jour du manifeste de cargaison Nom de la Tâche : Gestion des cargaisons et d’entrepôt Agent Responsable en premier lieu : Acteurs essentiels de MAGERWA[n1]  : MAGERWA, CSD et agences en douane

Perspective

Les procédures de cargaison et d'entreposage dans le cadre du système eSW consistent à partager et à échanger des informations entre le système de gestion des douanes et le système MAGERWA afin d’effectuer une pénurie et un excédent de marchandises importées. L'avis d'arrivée émis par MAGERWA sera disponible dans le système eSW.

Procédures

1. Le système eSW récupère des informations prédéfinies de l’eSW qui seront utilisées par MAGERWA afin d'éviter toute duplication dans la saisie de données ;

2. Le bureau de comptage de MAGERWA lit les informations du manifeste de l'eSW et les compare avec la quantité et le poids arrivés ;

3. En cas de pénurie et d'excès, l’agent de MAGERWA chargé de comptage le signale au système MAGERWA ;

4. Le système MAGERWA envoit les informations sur les pénuries et les excédents dans l’eSW et le système génère automatiquement l'avis d’arrivée ;

5. Le déclarant en douane consulte l’avis d'arrivée aux fins d’une utilisation ultérieure ;

6. Le déclarant en douanes met à jour le manifeste si la quantité et le poids observés ne sont pas cohérents ;

Fin de la Procédure

Procédure No 005 : Contrôle de qualité Nom de la tâche : Administration du système

Agent responsable en premier lieu : Equipe technique de l’eSW et agences sous l’eSW

Perspective

L’eSW doit intégrer la sélectivité des risques pour le contrôle de la qualité des marchandises importées et exportées au Rwanda. RBS rédige des critères de sélectivité des risques en vue d’automatiser cette sélectivité sous l’eSW.

Procédures

Le CSD et RBS doivent :

1. Définir la signification de chaque piste de sélectivité ;

2. Toutes les déclarations en douane doivent être sélectionnées sur la piste verte, bleue, jaune ou rouge en fonction de règles préconfigurées dans le système ;

3. Créer des listes de profils de sociétés, d’agences en douane, d'origine et de produits ;

4. Ces listes doivent être enregistrées dans le système eSW ;

5. Avoir la responsabilité d'écrire et de tester les règles de sélectivité dans le système eSW ;

6. La sélection en vert de l’expédition a pour effet la libération immédiate ;

7. La sélection en bleu de l’expédition a pour effet la libération immédiate mais requiert une action après libération ; 

8. La sélection en jaune et rouge signifie qu’il doit y avoir des vérifications ;

Fin de la Procédure 

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 [n1]Il faut actualiser cette information parceque MAGERWA n’est plus l’unique le seul acteur qui octroi le service d’entreposage